En esta Declaración de Protección de Datos describimos cómo las sociedades del grupo GESTIONA Legal Advanced Tech GmbH (en adelante, todas juntas «GESTIONA Advanced Legal Tech GmbH», «nosotros» o «nos») recopilamos y procesamos datos personales. Esta Declaración de Protección de Datos no es una descripción exhaustiva; es posible que otras declaraciones relacionadas con la protección de datos regulen situaciones específicas. Por datos personales se entiende toda información que se refiere a una persona específica o identificable para los propósitos de esta declaración.

1. Entidad Responsable y Contacto

La entidad responsable de los procesamientos de datos que describimos aquí es GESTIONA Advanced Legal Tech GmbH, a menos que se indique lo contrario en casos específicos. Las solicitudes relacionadas con la protección de datos pueden dirigirse a nosotros por carta o correo electrónico, adjuntando una copia de la identificación o pasaporte para la identificación del usuario:

GESTIONA Advanced Legal Tech GmbH 
Lange Gasse 90
CH-4052 Basel
Tel. +41 61 464 04 10
Correo: info@gestiona.ch

2. Recopilación y Procesamiento de Datos Personales

Procesamos datos personales especialmente en las siguientes categorías de procesos:

  • Datos de clientes para quienes prestamos o hemos prestado servicios.
  • Datos personales que recibimos indirectamente de nuestros clientes al prestar servicios.
  • Durante la visita a nuestro sitio web.
  • Al usar nuestro boletín informativo.
  • Al participar en un evento organizado por nosotros.
  • Cuando nos comunicamos o se realiza una visita.
  • En cualquier otra relación contractual, por ejemplo, como proveedor, prestador de servicios o consultor.
  • En solicitudes de empleo.
  • Cuando estamos obligados por razones legales o regulatorias.
  • Cuando ejercemos nuestras obligaciones de diligencia debida o otros intereses legítimos, por ejemplo, para evitar conflictos de intereses, prevenir el blanqueo de dinero u otros riesgos, asegurar la exactitud de los datos, verificar la solvencia, garantizar la seguridad o hacer valer nuestros derechos.

Para obtener información más detallada, consulte la descripción de las respectivas categorías de procesamiento en el punto 5.

3. Categorías de Datos Personales

Los datos personales que procesamos dependen de su relación con nosotros y del propósito para el que los procesamos. Además de sus datos de contacto, procesamos otras informaciones sobre usted o sobre personas que estén relacionadas con usted. Estas informaciones pueden incluir datos personales especialmente protegidos.

Recopilamos las siguientes categorías de datos personales, dependiendo del propósito para el que los procesamos:

  • Información de contacto (p. ej., nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico).
  • Información del cliente (p. ej., fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, profesión, título, cargo, número de pasaporte / ID, número de seguro social).
  • Datos de evaluación de riesgos (p. ej., información de solvencia, datos del registro mercantil).
  • Información financiera (p. ej., datos de cuentas bancarias).
  • Datos del mandato, según el encargo (p. ej., información fiscal, estatutos, actas, proyectos, contratos, datos de empleados (p. ej., salario, seguros sociales), datos contables, beneficiarios efectivos, relaciones de propiedad).
  • Datos del sitio web (p. ej., dirección IP, información del dispositivo (UDI), información sobre el navegador, uso del sitio web (análisis y uso de complementos, etc.)
  • Datos de aplicaciones (p. ej., currículum vitae, referencias laborales).
  • Información de marketing (p. ej., suscripción al boletín informativo).
  • Datos de seguridad y red (p. ej., listas de visitantes, controles de acceso, escáneres de red y correo electrónico, listas de llamadas telefónicas).

En la medida en que esté permitido, también obtenemos ciertos datos de fuentes accesibles al público (p. ej., registros de deudas, registros de la propiedad, registros mercantiles, prensa, internet) o los recibimos de nuestros clientes y sus empleados, autoridades, tribunales y terceros. Además de los datos que usted nos proporciona directamente, las categorías de datos personales que recibimos de terceros sobre usted incluyen especialmente información de registros públicos, información que obtenemos en el contexto de procedimientos administrativos y judiciales, información relacionada con sus funciones y actividades profesionales (para que, por ejemplo, podamos concluir y procesar negocios con su empleador con su ayuda), información sobre usted en correspondencia y reuniones con terceros, informes crediticios, información sobre usted proporcionada por personas de su entorno (familia, asesores, representantes legales, etc.) para que podamos concluir o procesar contratos con usted o con su inclusión (por ejemplo, referencias, su dirección para entregas, poderes), información para cumplir con los requisitos legales como la prevención del lavado de dinero y restricciones de exportación, información de bancos, aseguradoras, socios de distribución y otros socios contractuales de nosotros para la toma o prestación de servicios por su parte (por ejemplo, pagos realizados, compras realizadas), información de los medios e internet sobre su persona (en la medida en que esto sea apropiado en el caso concreto, por ejemplo, en el contexto de una solicitud de empleo, etc.), sus direcciones y posiblemente intereses y otros datos sociodemográficos (para marketing), datos relacionados con el uso del sitio web (por ejemplo, dirección IP, dirección MAC del smartphone o computadora, información sobre su dispositivo y configuración, cookies, fecha y hora de la visita, páginas y contenidos consultados, funciones utilizadas, sitio web de referencia, información de ubicación).

4. Propósitos del Procesamiento de Datos y Base Legal

4.1. Prestación de Servicios

Principalmente procesamos los datos personales que obtenemos en el contexto de nuestras relaciones contractuales con nuestros clientes y otras relaciones contractuales con socios comerciales, así como de otras personas involucradas.

Los datos personales de nuestros clientes incluyen especialmente la siguiente información:

  • Datos de contacto (por ejemplo, nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico, otros datos de contacto).
  • Información personal (por ejemplo, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, profesión, título, designación del puesto, número de pasaporte/ID, número de seguro social, relaciones familiares, etc.).
  • Datos de evaluación de riesgos (por ejemplo, información crediticia, datos del registro comercial, listas de sanciones, bases de datos especializadas, datos de internet).
  • Información financiera (por ejemplo, datos de cuentas bancarias, inversiones o participaciones).
  • Datos de mandato, según la orden (por ejemplo, información fiscal, estatutos, actas, proyectos, contratos, datos de empleados (por ejemplo, salarios, seguros sociales), datos contables, beneficiarios económicos, relaciones de propiedad).
  • Datos del sitio web (por ejemplo, dirección IP, información del dispositivo (UDI), información sobre el navegador, uso del sitio web (análisis y uso de complementos, etc.).
  • Datos de solicitudes de empleo (por ejemplo, currículum vitae, referencias laborales).
  • Información de marketing (por ejemplo, suscripción al boletín).
  • Datos de seguridad y de red (por ejemplo, listas de visitantes, controles de acceso, escáneres de red y de correo, registros de llamadas telefónicas).

En la medida en que esté permitido, también obtenemos ciertos datos de fuentes accesibles al público (por ejemplo, registros de deudas, registros de la propiedad, registros comerciales, prensa, internet) o los recibimos de nuestros clientes y sus empleados, de autoridades, tribunales (arbitrales) y otros terceros. Además de los datos que usted nos proporciona directamente, las categorías de datos personales que recibimos de terceros sobre usted incluyen especialmente información de registros públicos, información que obtenemos en el contexto de procedimientos administrativos y judiciales, información relacionada con sus funciones y actividades profesionales (para que, por ejemplo, podamos concluir y procesar negocios con su empleador con su ayuda), información sobre usted en correspondencia y reuniones con terceros, informes crediticios, información sobre usted proporcionada por personas de su entorno (familia, asesores, representantes legales, etc.) para que podamos concluir o procesar contratos con usted o con su inclusión (por ejemplo, referencias, su dirección para entregas, poderes), información para cumplir con los requisitos legales como la prevención del lavado de dinero y restricciones de exportación, información de bancos, aseguradoras, socios de distribución y otros socios contractuales de nosotros para la toma o prestación de servicios por su parte (por ejemplo, pagos realizados, compras realizadas), información de los medios e internet sobre su persona (en la medida en que esto sea apropiado en el caso concreto, por ejemplo, en el contexto de una solicitud de empleo, etc.), sus direcciones y posiblemente intereses y otros datos sociodemográficos (para marketing), datos relacionados con el uso del sitio web (por ejemplo, dirección IP, dirección MAC del smartphone o computadora, información sobre su dispositivo y configuración, cookies, fecha y hora de la visita, páginas y contenidos consultados, funciones utilizadas, sitio web de referencia, información de ubicación).

4.2. Procesamiento Indirecto de Datos Derivado de la Prestación de Servicios

Cuando brindamos servicios a nuestros clientes, puede suceder que también procesemos datos personales que no hemos recopilado directamente de las personas afectadas o datos personales de terceros. Estas terceras personas suelen ser empleados, contactos, miembros de la familia o personas que, por otros motivos, tienen una relación con los clientes o las personas afectadas. Necesitamos estos datos personales para cumplir los contratos con nuestros clientes. Recibimos estos datos personales de nuestros clientes o de terceros contratados por nuestros clientes. Las terceras personas cuyos datos procesamos con este fin son informadas por nuestros clientes de que estamos procesando sus datos. Nuestros clientes pueden referirse a esta declaración de protección de datos para ello.

Los datos personales de las personas que tienen una relación con nuestros clientes incluyen, en particular, la siguiente información:

  • Información de contacto (p. ej., nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico, otra información de contacto, datos de marketing)
  • Información personal (p. ej., fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, profesión, título, designación del puesto, número de pasaporte / identificación, número de seguro social, relaciones familiares, etc.)
  • Información financiera (p. ej., datos de cuentas bancarias, inversiones o participaciones)
  • Datos de mandato, según el encargo (p. ej., información fiscal, estatutos, actas, datos de empleados [p. ej., salarios, seguros sociales], datos contables)
  • Datos personales especialmente protegidos: Entre estos datos personales también pueden encontrarse datos especialmente protegidos, como por ejemplo, datos sobre la salud, opiniones religiosas o medidas de asistencia social, especialmente si brindamos servicios en el área de procesamiento de nóminas o contabilidad.

Procesamos estos datos personales basándonos en las siguientes bases legales:

  • Conclusión o ejecución de un contrato con la persona afectada o en su beneficio (p. ej., cuando cumplimos con nuestras obligaciones contractuales)
  • Cumplimiento de una obligación legal (por ejemplo, cuando desempeñamos nuestras funciones como auditores o gestores de patrimonios o estamos obligados a revelar información).
  • Protección de intereses legítimos, especialmente nuestro interés en proporcionar un servicio óptimo a nuestros clientes.

4.3. Uso de Nuestro Sitio Web

Para utilizar nuestro sitio web, no es necesario revelar datos personales. Sin embargo, el servidor registra una serie de información del usuario con cada visita, la cual se almacena temporalmente en los archivos de registro del servidor.

El uso de esta información general no se asocia con ninguna persona en particular. La recopilación de esta información o datos es técnicamente necesaria para mostrar nuestro sitio web y garantizar su estabilidad y seguridad. Esta información también se recopila para mejorar el sitio web y analizar su uso.

Esto incluye, en particular, la siguiente información:

  • Información de contacto (por ejemplo, nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico).
  • Otra información que nos transmita a través del sitio web.
  • Información técnica transmitida automáticamente a nosotros o a nuestros proveedores de servicios, información sobre el comportamiento del usuario o configuraciones del sitio web (por ejemplo, dirección IP, identificador único del dispositivo, tipo de dispositivo, navegador, número de clics en la página, apertura del boletín, clic en enlaces, etc.).

Procesamos estos datos personales basándonos en los siguientes fundamentos legales:

  • Protección de intereses legítimos (por ejemplo, para fines administrativos, mejorar nuestra calidad, analizar datos o promocionar nuestros servicios).
  • Consentimiento (por ejemplo, en el uso de cookies o el boletín informativo).

4.4. Uso del Boletín Informativo

En la medida en que se suscriba a nuestro boletín, utilizamos su dirección de correo electrónico y otros datos de contacto para enviarle el boletín. Puede suscribirse a nuestro boletín con su consentimiento. Los datos obligatorios para el envío del boletín son su nombre completo y su dirección de correo electrónico, que almacenamos después de su registro. La base legal para el procesamiento de sus datos en relación con nuestro boletín es su consentimiento para recibirlo. Puede revocar este consentimiento en cualquier momento y darse de baja del boletín.

4.5. Participación en Eventos

Cuando participa en un evento organizado por nosotros, recopilamos datos personales para organizar y llevar a cabo el evento y, posiblemente, para enviarle información adicional posteriormente. También utilizamos su información para informarle sobre futuros eventos. Puede ser que durante estos eventos se le tome fotografías o se le filme, y nosotros publiquemos este material gráfico interna o externamente.

Esto incluye, en particular, la siguiente información:

  • Información de contacto (por ejemplo, nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico).
  • Información personal (por ejemplo, profesión, función, título, empresa, hábitos alimenticios).
  • Imágenes o videos.
  • Información de pago (por ejemplo, detalles bancarios).

Procesamos estos datos personales basándonos en los siguientes fundamentos legales:

  • Cumplimiento de una obligación contractual con la persona afectada o en su beneficio, incluyendo la preparación del contrato y su posible ejecución (facilitar la participación en el evento).
  • Protección de intereses legítimos (por ejemplo, realización de eventos, difusión de información sobre nuestro evento, prestación de servicios, organización eficiente).
  • Consentimiento (por ejemplo, para enviarle información de marketing o para crear material gráfico).

4.6. Comunicación Directa y Visitas

Cuando se comunica con nosotros (p. ej., por teléfono, correo electrónico o chat) o nosotros nos comunicamos con usted, procesamos los datos personales necesarios para ello. También procesamos estos datos personales cuando nos visita. En este caso, puede que tenga que dejar sus datos de contacto antes de su visita o en la recepción. Estos se conservan durante un cierto tiempo para proteger nuestra infraestructura e información.

Para realizar teleconferencias, reuniones en línea, videoconferencias y/o webinarios («reuniones en línea») utilizamos los servicios de «Zoom» o «Microsoft Teams».

En particular, procesamos la siguiente información:

  • Información de contacto (p. ej., nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico)
  • Datos secundarios de comunicación (p. ej., dirección IP, duración de la comunicación, canal de comunicación)
  • Grabaciones de conversaciones, por ejemplo, en videoconferencias
  • Otra información que el usuario suba, proporcione o cree durante el uso del servicio de videoconferencia, así como los metadatos utilizados para el mantenimiento del servicio proporcionado. Puede encontrar más información sobre el procesamiento de datos personales por «Zoom» o Microsoft Teams en sus políticas de privacidad.
  • Información personal (p. ej., profesión, función, título, empresa)
  • Fecha y motivo de la visita.

Procesamos estos datos personales con base en los siguientes fundamentos legales:

  • Cumplimiento de una obligación contractual con la persona afectada o en su beneficio, incluida la preparación del contrato y su posible ejecución (prestación de un servicio)
  • Protección de intereses legítimos (p. ej., seguridad, rastreabilidad, así como gestión y administración de relaciones con clientes).

4.7. Aplicaciones

Puede enviar su solicitud de empleo por correo o mediante la dirección de correo electrónico proporcionada en nuestro sitio web. Los documentos de solicitud y todos los datos personales proporcionados a nosotros se tratan con estricta confidencialidad, no se divulgan a terceros y solo se procesan con el propósito de manejar su solicitud de empleo con nosotros. Sin su consentimiento contrario, su expediente de solicitud se le devolverá o se eliminará/destruirá después de finalizar el proceso de solicitud, a menos que esté sujeto a un requisito legal de retención. La base legal para el procesamiento de sus datos es su consentimiento, la ejecución del contrato con usted y nuestros intereses legítimos.

En particular, procesamos la siguiente información:

  • Información de contacto (p. ej., nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico)
  • Información personal (p. ej., profesión, función, título, empresa)
  • Documentos de solicitud (p. ej., carta de motivación, referencias, diplomas, currículum)
  • Información de evaluación (p. ej., evaluación del consultor de personal, referencias, evaluaciones)

Procesamos estos datos personales con base en los siguientes fundamentos legales:

  • Protección de intereses legítimos (p. ej., contratación de nuevos empleados)
  • Consentimiento.

4.8. Proveedores, Prestadores de Servicios y Otros Socios Contractuales

Cuando firmamos un contrato con usted para que brinde un servicio para nosotros, procesamos datos personales de usted o de sus empleados. Necesitamos estos datos para comunicarnos con usted y utilizar sus servicios. También podemos procesar estos datos personales para verificar si existe un conflicto de intereses en relación con nuestra actividad como auditores o gestores de patrimonios y para asegurarnos de que la colaboración no implique riesgos no deseados, por ejemplo, en términos de blanqueo de dinero o sanciones.

En particular, procesamos la siguiente información:

  • Información de contacto (p. ej., nombre, apellido, dirección, número de teléfono, correo electrónico)
  • Información personal (p. ej., profesión, función, título, empresa)
  • Información financiera (p. ej., datos de cuentas bancarias)

Procesamos estos datos personales con base en los siguientes fundamentos legales:

  • Conclusión o ejecución de un contrato con la persona afectada o en su beneficio, incluida la preparación del contrato y su posible ejecución
  • Protección de intereses legítimos (p. ej., prevención de conflictos de intereses, protección de la empresa y recursos legales.

5. Análisis Web y de Boletines

Para obtener información sobre el uso de nuestro sitio web, mejorar nuestra oferta en internet y también dirigirnos a usted con publicidad en sitios web de terceros o en redes sociales, utilizamos las siguientes herramientas de análisis web y tecnologías de reorientación: Google Analytics.

Estas herramientas son proporcionadas por proveedores externos. Por lo general, la información recopilada para este propósito sobre el uso de un sitio web se transmite al servidor del proveedor externo mediante el uso de cookies o tecnologías similares. Dependiendo del proveedor externo, estos servidores pueden estar ubicados en el extranjero.

La transmisión de datos generalmente se realiza con la reducción de las direcciones IP, lo que impide la identificación de dispositivos individuales. La transferencia de esta información por parte de proveedores externos solo ocurre en base a regulaciones legales o como parte del procesamiento de datos por encargo.

5.1. Google Analytics

Utilizamos Google Analytics en nuestros sitios web, un servicio de análisis web de Google LLC, Mountain View, California, EE. UU., responsable para Europa es Google Limited Ireland («Google»). Para desactivar Google Analytics, Google proporciona un complemento para el navegador en https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Google Analytics utiliza cookies, que son pequeños archivos de texto que permiten almacenar información específica relacionada con el usuario en el dispositivo del usuario. Estos permiten a Google analizar el uso de nuestra oferta web. La información recopilada por las cookies sobre el uso de nuestros sitios (incluida su dirección IP) generalmente se transmite a un servidor de Google en EE. UU. y se almacena allí. Señalamos que en este sitio web, Google Analytics ha sido ampliado con el código «gat._anonymizeIp();» para garantizar una recopilación anónima de direcciones IP (llamado enmascaramiento de IP). Cuando la anonimización está activa, Google acorta las direcciones IP dentro de los estados miembros de la Unión Europea o en otros estados del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, por lo que no se puede deducir su identidad. Solo en casos excepcionales, la dirección IP completa se transmite a un servidor de Google en EE. UU. y se acorta allí. Google puede asociar su dirección IP con otros datos de Google. Google se ha comprometido a cumplir las cláusulas contractuales estándar de la UE para transferencias de datos a EE. UU.

6. Transferencia y Transmisión de Datos

Solo compartimos sus datos con terceros si es necesario para la prestación de nuestro servicio, si estos terceros realizan un servicio para nosotros, si estamos obligados por ley o por autoridad, o si tenemos un interés predominante en la transferencia de los datos personales. También transferiremos datos personales a terceros si usted ha dado su consentimiento o nos ha solicitado hacerlo.
No todos los datos personales se transmiten de forma encriptada por defecto. A menos que se acuerde explícitamente lo contrario con el cliente, los datos contables, los datos de administración salarial, las nóminas y los certificados de salario se transmiten sin encriptar.

Las siguientes categorías de destinatarios pueden recibir datos personales de nosotros:

  • Sucursales, filiales o compañías hermanas.
  • Proveedores de servicios (por ejemplo, proveedores de TI, proveedores de alojamiento, proveedores, consultores, abogados, aseguradoras).
  • Terceros en el contexto de nuestras obligaciones legales o contractuales, autoridades, instituciones estatales, tribunales.

Con los proveedores de servicios que procesan datos personales en nuestro nombre, firmamos contratos que los obligan a garantizar la protección de datos. Nuestros proveedores de servicios están ubicados principalmente en Suiza o en la UE/EEE. Algunos datos personales también pueden ser transferidos a EE. UU. (por ejemplo, datos de Google Analytics) o, en casos excepcionales, a otros países alrededor del mundo. Si es necesario transferir datos a otros países que no tienen un nivel adecuado de protección de datos, esto se realiza sobre la base de las cláusulas contractuales estándar de la UE (por ejemplo, en el caso de Google) u otros instrumentos adecuados.

7. Duración de la Retención de Datos Personales

Procesamos y almacenamos sus datos personales mientras sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones contractuales y legales o cualquier otro propósito de procesamiento, es decir, por ejemplo, durante la duración de toda la relación comercial (desde la iniciación, ejecución hasta la terminación de un contrato) y más allá de acuerdo con las obligaciones legales de retención y documentación. Es posible que los datos personales se retengan durante el tiempo en que se puedan presentar reclamaciones contra nuestra empresa (es decir, especialmente durante el período de prescripción legal) y en la medida en que estemos legalmente obligados a hacerlo o tengamos intereses comerciales legítimos que lo requieran (por ejemplo, para fines de prueba y documentación). Una vez que sus datos personales ya no sean necesarios para los fines mencionados anteriormente, se eliminarán o anonimizarán en la medida de lo posible. Para los datos operativos (por ejemplo, registros del sistema, logs) generalmente se aplican períodos de retención más cortos de doce meses o menos.

8. Seguridad de los Datos

Tomamos medidas de seguridad técnica y organizativa adecuadas para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado y el abuso, como la emisión de instrucciones, capacitaciones, soluciones de seguridad informática y de red, controles de acceso y restricciones, cifrado de transmisiones y medios de almacenamiento, pseudonimización y auditorías.

9. Obligación de Proporcionar Datos Personales

En el contexto de nuestra relación comercial, debe proporcionar los datos personales necesarios para iniciar y llevar a cabo una relación comercial y cumplir con las obligaciones contractuales asociadas (generalmente no tiene una obligación legal de proporcionarnos datos). Sin estos datos, no podremos celebrar o ejecutar un contrato con usted (o con la entidad o persona que representa). Asimismo, no será posible utilizar el sitio web si no se revelan ciertos datos para garantizar el tráfico de datos (como la dirección IP).

10. Sus Derechos

En relación con nuestro procesamiento de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

  • Derecho de acceso a los datos personales que almacenamos sobre usted, el propósito del procesamiento, el origen y los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes se transmiten los datos personales.
  • Derecho de rectificación si sus datos son incorrectos o incompletos.
  • Derecho a restringir el procesamiento de sus datos personales.
  • Derecho a solicitar la eliminación de los datos personales procesados.
  • Derecho a la portabilidad de los datos.
  • Derecho a oponerse al procesamiento de datos o a retirar el consentimiento para el procesamiento de datos personales en cualquier momento sin necesidad de justificar la razón.
  • Derecho a presentar una queja ante una autoridad de control competente, si está previsto legalmente.

Para ejercer estos derechos, por favor contacte a la dirección indicada en la sección 1. Tenga en cuenta que nos reservamos el derecho de imponer las restricciones legales aplicables, por ejemplo, si estamos obligados a retener o procesar ciertos datos, tenemos un interés predominante en hacerlo (en la medida en que podamos invocarlo) o necesitamos los datos para hacer valer reclamaciones. Si incurrir en costos es aplicable a usted, le informaremos con antelación.

11. Cambios en la Política de Privacidad

Nos reservamos expresamente el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Última modificación: agosto de 2023.